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自有课题经费设备采购指南

发文时间：2018-10-10

因2018年10月以后设备处变更系统，采购手续办理有所变更。根据以往采购报销手续办理经验将所需流程进行如下梳理，希望能为老师采购报销提供方便，减少不必要的麻烦。如自己的课题、购买总价在一万以下且京东购买的可以先看附件一的快速指引：

一、设备采购申请报批

按学校及教育部规定自有课题经费购置设备为国有资产，其采购价格及采购方式需报学校设备处审核。目前审批执行网上送审，网址进入方法为：微人大（v.ruc.edu.cn）>>校务>>货物服务采购管理。

1.1 采购申请申报：使用经办人账号进入系统后，依次点击：业务经办人>>我要购置设备>>请输入项目名称或者项目编号。按要求填写内容并提交。

1.2 项目负责人审批：使用项目负责人账号进入系统后，依次点击：项目负责人>>待审核>>输入项目名称。按要求审核通过。

1.3项目审批结果查询：使用经办人账号进入系统后，依次点击：业务经办人>>购置进度查询。页面下侧即可看到相关列表，点击相关需求的“详细信息”，如果上侧进度显示“8 已完成”，打印页面留存备用，并进入采购流程。

注意事项：

A 在填写采购申请时（流程1.1），教师自有课题（含纵项、横项）且本批次采购总预算在10万元以下建议选择“自购”。（自购方式审批周期快，采购范围大，可选采购方式多，是唯一一种能选择从电商采购的采购方式。）

B在填写采购申请时（流程1.1），三家比价情况及询价小组成员名单填写后每行都需要保存（对应一个磁盘图标，点击）。三家比价情况每行后需要上传报价单（对应一个上传图标，点击）。询价为电商，其联系方式写无，联系人填写电商，报价单为电商含有产品信息及报价页面的截图。

C如果总额在10万元以上的科研用设备或无法认定为科研用设备采购的请联系学院设备管理员咨询采购手续。科研用设备是指设备能被认定与科研相关的设备，例如家用冰箱算为科研用设备。

二、采购进行

采购流程一般为：联系供货商提供合同>>供货>>验收货物>>付款>>开具发票。

注意事项：

A 采购流程为建议流程，无硬性要求，如遇供货商要求可协商变通。

B 如从供货商处采购且设备处同意自购方式，签订合同为项目负责人与供货商签订。其签订合同需在学校合同备案系统备案，请在合同签订完成以后，前往财务处报销以前联系学院设备管理员上报合同备案，并打印合同备案页，留存备用。

C 如从供货商处采购且采购金额超过一千不可现金支付，否则财务处不予报销。建议前往财务处办理借款手续并对公打款至供货商账号或赊账待报销完毕后对公打款至供货商账号。

D 如从电商处采购建议在线支付，采购完毕后打印定单信息页（需显示出已收货并在线支付），留存备用。

E 电子发票打印即可，留存备用。

F 如遇其他财务细节问题请咨询财务处。

三、设备报增

按学校及教育部规定自有课题经费购置设备为国有资产，单价1000元以上的电子设备及全部家具容器类设备需报增登记为国有资产。

设备及合同发票到位以后，即可办理设备报增手续，目前报增执行网上报增。网址进入方法为：微人大（v.ruc.edu.cn）>>校务>>设备家具类资产管理（2018）。

3.1 新建资产卡

进入系统后，点击左上我要报增>>资产卡片新建>>设备种类。进入新建资产卡片页面，按要求填写完毕，保存。

3.2填写报增单

进入系统后，点击左上我要报增>>资产报增申请>>新建报增单（资产验收卡自动打开）>>选择卡片（选取需要报增的全部卡片）>>右下角确定>>点击资产验收卡保存键>>点击资产验收卡提交审核键>>报增完成

3.3 打印报增单

进入系统后，点击左上我要报增>>资产报增申请>>查看报增清单>>检查审批状态>>如显示驳回，点击对应报增单号，资产验收卡打开，点击审批状态，查看意见理由>>如显示审批通过，点击对应报增单号，资产验收卡打开，点击导出pdf，打印报增单>>报增单签字，其中负责人处为项目负责人签字，各联左上角三处加盖院章。

3.4 报增办理

报增单签字盖章后前往设备处综合科（崇文东楼原科研楼B座 8层811房间）办理报增手续。

3.5 报增文档归档

报增手续完毕请将一份合同，报增单使用部门留存一联交回至学院设备管理员处（明德楼主楼613B）。

四、财务报销

根据以往报销经验，报销前请确认已拿到：

A 采购申请审批通过页打印件。

B 发票原件或者电子发票打印件，发票金额过千需打印发票真伪验证页。

C 单价1000元以上电子设备及全部家具容器类设备需报增单。

D 从供货商处采购需合同原件一份及合同备案页打印件，从电商处购买需订单信息页（需显示出已收货并在线支付）。

E报销封面或网络报销预约单，本次报销金额超过一万建议填写报销封面前往财务处进行快速报销业务。

F 验收单，没有固定格式，要点如下：“收到XXX公司提供的XXX货物，数量无误，符合（合同中的）付款要求。”

F财务处如有报销要求的变动设备不会及时通知学院设备管理员，此部分为经验梳理，如遇具体问题请以财务处要求为准。

如需帮助或者梳理有误请联系：学院设备管理员牛睿 82500255

附件一：

自己的课题、购买总价在一万以下且在京东购买的快速指引：

1 同类商品在查询天猫、苏宁易购、京东查询价格并打印页面，并确保京东价格最低。

2上自己的微人大填写采购申请，见流程1.1-1.3

3 京东微信支付，收货，打印订单信息页，打印电子发票，上打印增值税发票验证信息。

4 上自己的微人大填写报增手续，见流程3.1-3.3